遇有特殊情况本人不能来院，但患者曾在我院有过就诊病历记录，持相关单位注明所办具体事项的介绍信原件，且符合下列条件方可办理：
一、患者本人身故的，代办家属应持公安、民政或医疗机构等部门出具的患者死亡证明书、代办家属与患者的亲属关系证明、代办家属身份证明;
二、患者本人因重病卧床、行动不便等原因无法来院的，代办家属应当持有居委会、村委会、社区医院或其他相关机构出具的患者重病卧床、行动不便等情况证明(或在上述介绍信中予以说明)，以及患者本人同意家属代开诊断证明的授权委托书、代办家属身份证明方可办理;确因身体原因患者本人无法书写授权委托书的，应当提交代办家属与患者的亲属关系证明;
三、公、检、法等机关因为办案需要，需要我院出具患者诊断证明书的，办案人员应当持本单位介绍信及工作证件，医生可以根据患者以前在我院的就诊病历记录开具;街道、民政等部门工作人员为政府照料的无家属孤寡老人代开诊断证明书的，经办人员应持本单位介绍信及工作证件，医生可以根据患者以前在我院的就诊病历记录开具。
医疗记录中包含的信息允许医疗保健提供者确定患者的病史并提供知情护理。 医疗记录作为中央存储库，用于规划患者护理和记录患者与医疗保健提供者和为患者护理做出贡献的专业人员之间的沟通。 医疗记录越来越多的目的是确保记录符合机构、专业或政府法规。
住院的传统医疗记录可以包括入院记录、服务记录、进展记录（SOAP 记录）、术前记录、手术记录、术后记录、手术记录、分娩记录、产后记录和出院记录。
个人健康记录将上述许多特征与便携性相结合，从而允许患者在提供者和医疗保健系统之间共享医疗记录。
还可以研究电子病历以量化疾病负担——例如耐药性导致的死亡人数——或帮助确定疾病的原因、因素和促成因素，尤其是与全基因组关联研究相结合时。 出于此类目的，电子病历可能会以匿名或假名形式提供，以确保维护患者的隐私。
入院记录的要求及内容。
（一）患者一般情况内容包括姓名，性别，年龄，民族，婚姻状况，出生地，职业，入院日起，记录日期，病史陈述者。
（二）主诉是指促使患者就诊的主要症状或体征及持续时间。
（三）现病史是指本次疾病的发生，演变，诊疗等方面的详细情况，应当按时间顺序书写。内容包括发病情况，主要症状特点及其发展变化情况，伴随症状，发病后诊疗经过及结果，睡眠，饮食等一般情况的变化，以及与鉴别诊断有关的阳性或阴性资料等。与本次疾病虽无紧密关系，但仍需的其他疾病情况，可在现病史后另起一段予以记录。
（四）既往史是指患者过去的健康和疾病情况。内容包括既往一般健康情况，疾病史，传染史，预防接种史，手术外伤史，输血史，过敏史等。
（五）个人史，婚姻史，女性患者的月经史，家族史，生育史。
（六）体格检查应按系统循序进行书写。内容包括体温，脉搏，呼吸，血压，一般情况，皮肤、粘膜，全身浅表淋巴结，头部及其器官，颈部，胸部（胸廓、肺部、心脏、血管），腹部（干、皮等），直肠、肛门，外生殖器、脊柱，四肢，神经系统等。
（七）专科情况应当根据专科需要记录专科特殊情况。
（八）辅助检查指入院前所做得与本次疾病相关的主要检查及其结果。应当写明检查日期，如需在其它医疗机构所作检查，应当写明该机构名称。
（九）初步诊断是指经医师根据患者入院时情况，综合分析所作出的诊断。如初步诊断为多项时，应当主次分明。
（十）书写入院记录的医师签名。
1、门诊病历封面内容要逐项认真填写。病人的姓名、性别、年龄、工作单位或住址、门诊号、公（自）费由挂号室填写。X片号、心电图及其他特殊检查号、过敏情况、住院号等项由医师填写。
2、初诊病人病历中应含“五有一签名”（主诉、病史、体检、初步诊断、处理意见和医师签名）。其中：①病史应包括现病史、既往史、以及与疾病有关的个人史，婚姻、月经、生育史，家族史等。②体检应记录主要阳性体和有鉴别诊断意义的阴性体征。③初步确定的或可能性的疾病诊断名称分行列出，尽量避免用“待查”、“待诊”等字样。④处理意见应分行列举所用及特种方法，进一步检查的项目，生活注意事项，休息方法及期限；必要时记录预约门诊日期及随访要求等。
3、复诊病人应重点记述前次就诊后各项诊疗结果和病情演变情况；体检时可有所侧重，对上次的阳性发现应重复检查，并注意新发现的体征；补充必要的辅助检查及特殊检查。三次不能确诊的患者，接诊医师应请上级医师诊视。与上次不同的疾病，一律按初诊病人书写门诊病历。
4、每次就诊均应填写就诊日期，急诊病员应加填具体时间。
5、请求其他科会诊时，应将请求会诊目的、要求及本科初步意见在病历上填清楚，并由本院高年资医师签名。
6、被邀请的会诊医师（本院高年资医师）应在请示会诊病历上填写检查所见、诊断和处理意见。
7、门诊病人需要住院检查和时，由医师填写住院证。
8、门诊医师对转诊的病员应负责填写病历摘要。
9、法定传染病应注明疫情报告情况。